Gemeente Enschede

In het gemeentelandschap moet alles steeds sneller, digitaler en met minder ambtenaren. Hiervoor zijn flexibele IT-oplossingen nodig om de bestaande systemen en processen zonder tijdrovende implementatietrajecten te integreren. De Gemeente Enschede koos voor de flexibele software van Novulo om zijn Planning & Controle-proces te moderniseren, en deed dit in slechts enkele weken.

 

 

“Novulo was voor onze ambtenaren een openbaring. Iedereen kon er probleemloos mee werken en was heel enthousiast.”

Martin van der Ham, Hoofd Financieel Dienstencentrum Gemeente Enschedes

Gemeente Enschede moderniseert Planning en Control-proces met software van Novulo

stripe

Planning en Control is één van de kernprocessen van elke gemeente, waarbij alle activiteiten en bestedingen gepland en verantwoord worden. De rapportages die eruit voortvloeien zijn echter zeer arbeidsintensief om te maken, onder andere door de vele activiteiten, betrokkenen en organisatielagen. Voor de Gemeente Enschede was de nood hoog om die situatie te veranderen. Het opleveren van rapportages duurde soms wel een half jaar, waardoor de gegevens al gedateerd waren op het moment ze door de gemeenteraad werden behandeld. Martin van der Ham, Hoofd Financieel Dienstencentrum van de Gemeente Enschede, kreeg daarom de opdracht om een nieuwe werkwijze te ontwikkelen, die sneller, efficiënter en klantvriendelijker was. Samen met André Folbert, senior adviseur P&C en als projectleider werkzaam voor dit project, kozen zij na een zorgvuldig afwegingstraject voor de modelgedreven software van Novulo uit Enschede om het volledige P&C-proces te stroomlijnen in een geïntegreerde webapplicatie.

Innovatief softwarebedrijf

stripe

In de oude situatie was Planning en Control bij de Gemeente Enschede een tijdrovende klus. Veel informatie werd handmatig verzameld in Word- en Excel-bestanden, waarna veel feedbackrondes en wijzigingen volgden, die ook weer handmatig verwerkt moesten worden. “Er zijn ontzettend veel mensen betrokken bij gemeentelijke rapportages,” zegt Van der Ham. “Er gaan talloze vragen heen en weer, en er gaat veel tijd zitten in het overtypen van cijfers, omdat die niet gekoppeld zijn met onze bronsystemen. Dat hele proces moest sneller en bovendien met minder fouten.” Van der Ham was al vanaf de oprichting van Novulo bekend met het innovatieve softwarebedrijf uit Twente, maar zag nu een gelegenheid voor een serieuze samenwerking. Bij de eerste gesprekken liet Novulo een testapplicatie zien voor het P&C-proces, waarin heel snel zaken aangepast konden worden. “De grote flexibiliteit van Novulo sprak ons bijzonder aan. De meeste gemeente-applicaties kun je niet zo makkelijk naar je eigen wensen vormen en je krijgt er bovendien allerlei functies bij die je niet nodig hebt. We hebben Novulo gevraagd om alleen de software te bouwen die we nodig hadden. We wilden geen overlap met onze bestaande applicaties, en dat hebben ze gedaan.”

Begrotingsdag 2019

stripe

Komt u ook?

Op donderdag 14 maart 2019 vindt de Begrotingsdag 2019 plaats. Al tal van p&c-professionals hebben zich aangemeld. Ben jij er ook bij?
Meld u nu aan
Bekijk de case van Gemeente Enschede

Modelgedreven software

stripe

Door de tijdsdruk om het P&C-proces te verbeteren, kon Van der Ham zonder eerst uitvoerige projectplannen en functionele eisen op te stellen direct met Novulo gaan onderhandelen. Hoewel sommige mensen een traditioneel softwarepakket prefereerden boven een modelgedreven softwareoplossing, was Van der Ham ervan overtuigd dat Novulo de juiste keuze was: “Wat Novulo zo uniek maakt, is dat ze een online platform bieden waarmee je op basis van componenten heel flexibel en op maat bedrijfsapplicaties kunt samenstellen. Veel functionaliteit kun je zo van de plank halen, en je hoeft dan alleen nog de dingen te ontwikkelen die er nog niet zijn. Dat werkt heel snel. Je kunt zo precies uitkiezen wat je nodig hebt. Niets meer en niets minder en altijd volledig geïntegreerd. Daar zit volgens mij de grote kracht.” Modelgedreven software heeft als belangrijkste voordelen de flexibiliteit en implementatiesnelheid. Maar het feit dat je zelf applicaties kunt samenstellen, schrikt volgens Folbert soms ook af: “Als je voor modelgedreven software kiest, moet je initieel wel investeren in de implementatie. Ofwel, je moet uitleggen wat je nodig hebt en wat er precies gebouwd moet worden. Een traditioneel softwarepakket heeft vaak al veel dingen voor je vastgelegd. Maar dat is gelijk ook de zwakte. Je moet je dan aanpassen aan het softwarepakket. Met Novulo konden we precies de softwarecomponenten kiezen die we nodig hadden, en de processen en applicaties precies zo inrichten als we wilden. Ook voortschrijdend inzicht en feedback van gebruikers kon steeds opnieuw zonder maatwerk worden toegevoegd of aangepast middels nieuwe of aangepaste componenten.” Tijdens de implementatiefase werd al binnen twee weken een basisversie van de applicatie opgeleverd. Die was volledig gericht op co-creatie, en het aanbieden van een geïntegreerde online omgeving waarin alle betrokken ambtenaren gezamenlijk aan rapportages konden werken. Hierbij werden bovendien koppelingen gelegd met de financiële administratie, waardoor financiële gegevens niet meer handmatig ingevoerd hoefden te worden.

Snellere rapportages

stripe

Doordat men binnen de Gemeente Enschede al binnen enkele weken resultaten zag van het project, groeide het interne draagvlak voor de software van Novulo snel. “De oplevering van de eerste versie van Novulo was voor onze ambtenaren een openbaring,” vertelt Folbert. “We hadden geen trainingen georganiseerd , maar enkel een a4’tje gemaakt met wat tips en trucs. Toch kon iedereen er zonder problemen mee werken en was heel enthousiast. Ik was oprecht verbaasd hoe soepel dat is verlopen.” Door de nieuwe Planning & Control applicatie verloopt het opstellen van rapportages nu vele malen sneller en met minder fouten. Van der Ham: “Voorheen hielden zo’n zes projectleiders zich hiermee bezig, nu nog anderhalf. Dat is voor een groot deel te danken aan de IT-oplossing van Novulo.” Verder heeft het nieuwe systeem ook voor veel transparantie gezorgd binnen de gemeente. Iedereen kan nu de gegevens zien die voor hem of haar relevant zijn, inclusief de wijzigingen die door collega’s gemaakt zijn door een log dat continu wordt bijgehouden. Van der Ham: “Je moet geautoriseerd zijn om bepaalde dingen te mogen wijzigen in teksten van anderen, dus dat corrigeert zichzelf. Het is een zelfregulerend systeem, waar ook onze financiële afdeling veel voordeel van heeft. Alles wordt nu bijgehouden in een systeem, waardoor je altijd kunt zien wanneer iets ingevoerd of gewijzigd is, en door wie.”

Software-community

stripe

De ambtenaren die met Novulo werken zijn heel positief over Novulo en uiten regelmatig de wens om meer werkzaamheden in het systeem te integreren. Van der Ham: “Het is een soort sneeuwbaleffect, en dat enthousiasme dragen we ook uit naar andere gemeentes. We krijgen bijvoorbeeld regelmatig verzoeken om eens te komen kijken hoe we hier werken. Daar staan we uiteraard voor open. Gemeentes die Novulo gaan gebruiken, hoeven niet meer opnieuw het wiel uit te vinden en kunnen makkelijk meeliften op een applicatie die bij ons goed draait. En wij hopen uiteindelijk ook weer te profiteren van functionaliteit die voor ander gemeentes in Novulo wordt ontwikkeld. Ik vind het een mooie gedachte om op deze manier met andere gemeentes samen te werken, en via Novulo onderdeel te zijn van een soort software-community.”

Stip aan de horizon

stripe

Sinds het Planning en Controle-project binnen de Gemeente Enschede is afgerond, is Van der Ham inmiddels alweer druk bezig om een nieuw gemeentelijke applicatie voor Purchase to Pay te bouwen met Novulo: “Ons inkoopproces is nu nog heel ad-hoc. Iedereen koopt op zijn eigen manier in. Dat is niet efficiënt en er gaat wel eens iets mis. Met Novulo willen we hier een gestroomlijnd proces van maken met een complete workflow. Daarnaast willen we hierin ook alle verplichtingen vastleggen. Die voeren we nu nog allemaal handmatig in. Het nieuwe systeem wordt veel efficiënter en gaat ons bijvoorbeeld ook helpen om bij de juiste leveranciers in te kopen en geen kortingen mis te lopen.” Volgens Van der Ham zijn er nog te weinig goede IT-oplossingen op dit gebied: “Er bestaan wel Purchase to Pay-oplossingen, bijvoorbeeld Coda, maar die zijn meestal wat ouderwets en voldoen niet aan onze specifieke eisen. Toen kwamen we toch weer bij Novulo terecht, omdat we een toepassing wilden hebben die echt op maat voor ons moest werken.” Als stip aan de horizon zien Van der Ham en Folbert echter nog meer mogelijkheden om de gemeentelijke processen te moderniseren. Zo willen zij in de toekomst steeds meer informatie aan wethouders, raadsleden en burgers beschikbaar gaan maken via mobiele apparaten, zoals tablets. Ook wil Van der Ham interne managementdashboards ontwikkelen: “Onze budgethouders en managers hebben goede stuurinformatie nodig. Dashboards met allerlei metertjes, grafieken en diagrammen zijn dan ideaal, en die kunnen we vrij eenvoudig realiseren met Novulo. Ik waardeer ook hoe klantvriendelijk Novulo met ons meedenkt over dit soort zaken. Zij begrijpen dat hun softwareplatform er rijker van wordt als wij er een nieuwe applicatie mee ontwikkelen. In die zin helpen we elkaar, en dat dragen we graag uit naar andere gemeentes.” Folbert wil het P&C proces verder digitaliseren door de strategische sturing door raad te verbinden met operationele sturing en verantwoording door de afdelingen: “Zou het niet geweldig zijn als individuele medewerkers eenvoudig inzicht krijgen in hoe hun dagelijkse werkzaamheden bijdragen aan de plannen en doelen van de gemeenteraad? Door dit proces ook op te nemen in Novulo is het mogelijk om diverse doelgroepen vanuit één geïntegreerd systeem te bedienen.”

Bekijk andere cases:

Fc Twente

Zorgeloze catering voor onze skyboxhouders

Label Hospitality

Door het introduceren van Novulo hebben wij veel tijd winst gemaakt

EVENT CREATORS

Verzorging gehele functionele behoefte voor de bedrijfsvoering